База данных в Excel

Опубликовано 29 Апр 2014
Рубрика: Справочник Excel | 13 комментариев



Чья база данных?Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому  несколько, и самая...

...главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей   в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

Чуть-чуть теории.

Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.

Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

Основные правила создания базы данных в Excel.

1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!



5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

Пример.

В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи  информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми.  Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.

Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание!!!

2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9...F17.

База данных в Excel - предварительная таблица-10s

5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

Окно Excel "Присвоение имени"-10s6. Объявляем диапазон базы данных списком.

Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
Окно Excel "Создание списка"-10sВ выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!

База данных в Excel готова!

Итоги.

Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:

1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи.

База данных в Excel - окончательная таблица-10s

Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!

Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Прошу уважающих труд автора  скачивать файл после подписки на анонсы статей!

Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).

Вопросы и замечания пишите в комментариях.

Другие статьи автора блога

На главную


Введите Ваш e-mail:

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

13 комментариев на «База данных в Excel»

  1. Анатолий 30 Апр 2014 04:12

    Спасибо! Интересно и поучительно.

  2. Сергей 30 Апр 2014 12:39

    Отлично. С нетерпением буду ждать продолжение.

  3. Дмитрий 04 мая 2014 16:23

    если нужна простая база, делаю в My visual database

  4. Александр Воробьев 09 мая 2014 11:08

    My visual database — неплохая альтернатива MS Access.

  5. Эдуард 14 Авг 2014 13:14

    Александр, спасибо за статью. Как в excel 2010 создать список, не нашел в главном меню «Данные» — «Список» — «Создать список».

  6. Александр Воробьев 14 Авг 2014 19:47

    Эдуард, я не нашел «с ходу» возможности объявлять списком таблицу в Excel 2010... Удивительно! Видимо, посчитали разработчики эту функцию ненужной, или так хорошо «закопали», что мы ее не видим.

    Я продолжаю работать в Excel 2003, не вижу кардинальных преимуществ в более новых версиях.

  7. Ернур Сатыбалдин 06 Сен 2014 20:05

    Александр, прошу прощения, статью не прочитал (нет времени в данный момент), но я ее скопировал, установил слежку за Вашей темой. И Вам огромное спасибо! Пользоваться таблицами я начал еще с ДОСовского Supercalkа! От Excelа я в восторге!

  8. Andrey 14 Дек 2014 12:19

    Просто, понятно, доходчиво описано русским языком ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, а не программиста.

    Спасибо

  9. Евгений 20 Дек 2014 16:54

    Добрый день Александр. У меня Ексель 2010. Путь к списку: «параметры Ексель»-Основные- установить флаг «показывать вкладку» «Разработчик» на ленте-далее «Разработчик»-элементы управления-вставить-Список. Но дальше непонятно. Mit freundlichen Grüssen, Евгений.

  10. Евгений 22 Дек 2014 14:05

    Что произошло со списками Excel?

    Средство «Список Excel» отсутствует на ленте, которая входит в компонент «Microsoft Office Fluent».

    Причина

    Средство «Список Excel» существует, но оно переименовано. Списки Excel теперь называются таблицами Excel.

    Решение

    Для создания таблицы Excel (ранее известной как список Excel) выберите диапазон, который нужно преобразовать в таблицу, а затем выполните одно из следующих действий:

    На вкладке Вставка в группе Таблицы выберите команду Таблица.

    Клавиши быстрого доступа Для создания таблицы, кроме клавишей CTRL+L, теперь можно нажать клавиши CTRL+T.

    На вкладке Главная в группе Стили выберите команду Форматировать как таблицу, а затем выберите нужный формат.

    СОВЕТ. Появится окно Работа с таблицами с новой вкладкой Конструктор, обеспечивающей доступ к дополнительным возможностям, таким как параметры таблицы и стили.

    Для получения дополнительных сведений см. статью Создание и удаление таблицы Excel.

    см. справку Exel

  11. Александр Воробьев 22 Дек 2014 19:18

    Спасибо, Евгений. Только жаль строка для ввода новой информации (со «звездочкой» — *) отсутствует... По крайней мере в Excel-2007. Но это — мелочи.

  12. Валерий 01 Мар 2016 17:13

    То, что я разглядел, обнадёживает. Извини, скопировал текст, чтобы прочитать крупнее, — к старости слаб глазами стал. (не так красиво звучит, как у Крылова про мартышку, зато правда :)

  13. Александр Воробьев 01 Мар 2016 19:20

    Зажми, Валера, на клавиатуре Ctrl, покрути колесико мышки — буквы станут большими-пребольшими, и будет счастье... :)

Ваш отзыв







  • Посетители: 657 649

  • Подписчики: 3 416