Автофильтр в Excel

Применение фильтрации записей базы данных позволяет, скрыв (но, не удалив!!!) ненужную в текущий момент времени информацию, сосредоточить внимание пользователя только на интересующем блоке данных. Если при сортировке, о которой шла речь...

...в предыдущей статье этого цикла, все строки базы данных перестраиваются по алгоритму «возрастание – убывание», но остаются визуально доступными, то применение фильтров в Excel закрывает просмотр части записей!

Фильтры в Excel являются несложным в применении и в то же время достаточно мощным помощником при работе с большими объемами информации.

Эта статья — продолжение цикла статей о грамотном хранении обширных текстовых и числовых данных в MS Excel и организации быстрого и удобного доступа к этой информации с целью получения справок для изучения и анализа.

В начальных статьях цикла мы разобрались с организацией базы данных в Excel и с принципами сортировки данных.

Рассмотрим далее подробно работу первого и, возможно, главного фильтра MS Excel — автофильтра.

Фильтр №1 — автофильтр!

Автофильтр в Excel (автоматический фильтр) для простой таблицы, не объявленной списком, включается и отключается через главное меню программы.

Для включения режима «Автофильтр» необходимо активировать («встать мышью») любую ячейку внутри таблицы и выполнить команду главного меню программы «Данные» — «Фильтр» — «Автофильтр». Тотчас рядом с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелками, направленными вниз, при нажатии на которые появляются выпадающие списки автофильтра.

Для таблицы, объявленной списком (как в нашем примере), автофильтр включается автоматически.

Продолжим изучение автофильтра в Excel, отвечая на реальные вопросы и решая практические задачи на примере базы данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», работа с которой ведется во всех статьях этого цикла.

Задача №3:

Когда изготавливалась отправочная марка «Стойка 002»?

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Нажимаем кнопку выпадающего списка автофильтра в столбце «Изделие» и в выпавшем списке выбираем марку «Стойка 002».

3. Результат работы автофильтра Excel – на скриншоте внизу. Автофильтр скрыл все записи базы данных за исключением строк, содержащих в столбце «Изделие» запись «Стойка 002».

Ответ на вопрос задачи №3 получен. Две марки «Стойка 002» были изготовлены 23.04.14 и три штуки сделаны 24.04.14.

Если обратить более пристальное внимание на выпадающий список, то можно увидеть, что автофильтр предлагает:

1. Выполнить сортировку по возрастанию или убыванию.

2. Показать все записи базы «(Все…)» – то есть отменить действие фильтра.

3. Показать первые десять записей базы данных «(Первые 10…)».

4. Выбрать любую из записей данного поля (столбца).

5. Включить пользовательский автофильтр «(Условие…)» – фильтр в Excel по условию, заданному самим пользователем.

Большинство функций автофильтра просты, понятны и не требуют никаких пояснений, но на функции «(Условие…)» остановимся немного подробнее.

Задача №4:

Показать информацию о выпуске металлоконструкций по заказу №3 в период 23.04.14 — 24.04.14.

1. Отфильтруем сначала заказы, для этого нажимаем кнопку выпадающего списка автофильтра в столбце «Заказ» и  выбираем в выпавшем списке «3» — в результате видим все записи базы данных, относящиеся к заказу №3.

2. Далее отфильтруем заказы по времени. Нажимаем кнопку выпадающего списка автофильтра в столбце «Дата» и  выбираем в выпавшем списке «(Условие…)» — выпадает окно «Пользовательский автофильтр». Настраиваем это окно в соответствии с нашей задачей так, как показано на снимке экрана внизу. Пощелкайте по кнопкам выпадающих списков этого окна Excel – там все просто и интуитивно понятно.

3. После нажатия кнопки «ОК» — видим отфильтрованный результат – полная информация о выпуске металлоконструкций по заказу №3 в период с 23.04.14 по 24.04.14 включительно.

Стрелки-треугольники кнопок выпадающих списков автофильтра, по которым велась фильтрация, поменяли черный  цвет на синий, напоминая пользователю о выполненной процедуре и упрощая возврат базы данных к исходному состоянию.

Для отмены действия автофильтра необходимо выполнить команду главного меню программы «Данные» — «Фильтр» — «Отобразить все». Можно пройтись по кнопкам с  синими стрелочками, выбирая в выпадающих списках «(Все…)».

Для отключения автофильтра в Excel следует  выполнить команду главного меню программы «Данные» — «Фильтр» и убрать галочку у записи «Автофильтр».

Итоги.

Итак, в этой третьей статье цикла мы познакомились с работой автофильтра в Excel. Теперь, вы знаете, не только как грамотно создать таблицу базы данных в Excel и отсортировать ее, но и как отфильтровать нужную информацию с помощью инструмента автофильтр.

Для комфортной работы вы можете купить по низкой цене Microsoft Office, перейдя по ссылке – https://ggsel.net/catalog/microsoft-first

О самом интересном и важном при хранении и управлении большими объемами информации читайте в ближайших статьях цикла.

Другие статьи автора блога

На главную