Диаграмма Ганта в Excel
Опубликовано 27 Янв 2015
Рубрика: Справочник Excel | 5 комментариев
Диаграмма Ганта широко применяется для визуального представления плана и/или факта исполнения во времени любого сложного процесса, «разбитого» на более мелкие логические этапы. Диаграмму Ганта можно нарисовать на листе бумаги, создать в специализированной программе...
...для управления проектами (MS Project, Primavera, Gantt Project), а можно сделать в MS Excel или OOo Calc, причем практически любой степени сложности.
В этой статье на практическом подробном примере показано создание диаграммы Ганта в Excel. Для тех, кто знаком с этой темой, возможно, будет интересно ознакомиться с предложенным вариантом подготовки исходных данных и алгоритмом планирования.
Диаграмма Ганта плана выполнения заказа.
В качестве примера рассмотрим процесс формирования плана-графика выполнения заказа на поставку строительных металлоконструкций. Хотя примером, конечно, может служить любой иной сложный процесс.
Принятые в статье сокращения:
КБ – конструкторское бюро
ПДО – планово-диспетчерский отдел
ОС – отдел снабжения
ПУ – производственный участок
УПиО – участок покраски и отгрузки
Завод по производству строительных металлоконструкций 12.01.2015 готов подписать договор о поставке 63 тонн балок и стоек компании ООО «ЮГ». Начаться отгрузка готовой продукции должна 04.02.2015. Окончание отгрузки должно произойти не позднее 20.02.2015.
Начальник ПДО присваивает новому заказу № 5001 и начинает составлять таблицу исходных данных для плана-графика выполнения заказа, согласовывая все возникающие вопросы с начальниками отделов и участков. План-график должен дать предварительный ответ на вопрос о возможности выполнить обязательства в срок и предоставить информацию для общего календарного плана загрузки мощностей завода.
Конечный результат, который ждет нас в конце работы, представлен ниже на рисунке, где показаны таблица исходных данных и диаграмма Ганта в Excel в момент времени, когда заказ уже находится в стадии выполнения. (В частности, КБ должно через 1 день — 23.01.15 — завершить разработку всех чертежей по этому заказу.)
Ставим мысленно себя на место начальника ПДО и, запустив программу MS Excel, начинаем движение к представленному результату.
1. Формальные общие данные:
1. Номер заказа пишем
в объединенную ячейку C2D2E2: 5001
2. Наименование заказчика —
в C3D3E3: ООО «ЮГ»
3. Тип металлоконструкций —
в C4D4E4: балки, стойки
4. Массу металлоконструкций в заказе в тоннах заносим
в C5D5E5: 63,000
5. Формулу, выводящую текущую дату записываем
в C6D6E6: =СЕГОДНЯ() = 22.01.15
/Числовой формат ячейки – «Дата», тип – «14.03.01»/
2. Исходные данные:
Начинаем заполнять продолжительность этапов выполнения заказов, их начало и завершение в привязке друг к другу. Все значения интервалов времени – в сутках. Все одиннадцать пунктов-вопросов сформулированы в наиболее простом и понятном для начальников отделов и участков виде без привязок к конкретным датам (кроме первого). Это позволяет легко двигать план-график по временной шкале в случае необходимости и корректировать интервалы времени, требующиеся для выполнения этапов.
1. День начала разработки чертежей в КБ вводим
в ячейку D8: 15.01.15
/Числовой формат ячейки – «Дата», тип – «14.03.01»/
Планируем, что КБ приступит к работе по этому заказу 15.01.2015.
2. Продолжительность разработки всех чертежей в КБ по этому заказу вписываем
в D9: 8
Планируем, что разработка полного комплекта чертежей займет 8 суток.
3. Количество суток от даты начала разработки чертежей в КБ до дня выдачи первых чертежей из КБ на ПУ прописываем
в D10: 5
Полагаем, что конструкторы КБ разработают первые чертежи, а сотрудники ПДО их размножат и выдадут на ПУ через 5 дней после начала работы над заказом.
4. Интервал времени от даты завершения разработки всего заказа в КБ до дня окончания выдачи всех чертежей на ПУ вводим
в D11: 1
Выделяем 1 день на печать и комплектацию копий чертежей.
5. Время от дня старта разработки чертежей в КБ до даты поступления первых материалов на завод пишем
в D12: 5
Полагаем, что через 5 суток после начала работы по заказу первоочередные материалы, необходимые для выполнения заказа, начнут поступать на склад предприятия.
6. Продолжительность поставки всех материалов (металлопрокат, метизы, комплектующие) записываем
в D13: 8
Прогнозируем, что доставка всех необходимых для производства данного заказа материалов ОС будет осуществляться 8 дней.
7. Промежуток времени от дня выдачи первых чертежей на ПУ до даты начала изготовления заготовок заносим
в D14: 4
Выделяем 4 дня на подготовку производства и встраивание заказа в графики рабочих центров.
8. Общую продолжительность изготовления всех изделий (металлоконструкций) по заказу на ПУ вводим
в D15: 23
Планируем, что с момента начала изготовления на ПУ первой детали по заказу до момента вывоза последнего изделия на УПиО необходимо 23 дня в соответствии с технологией, мощностью и загруженностью производства.
9. Интервал времени от даты старта изготовления заготовок на ПУ до даты сдачи первых изделий на УПиО прописываем
в D16: 5
Считаем, что выполнение всех технологических операций по изготовлению одного среднестатистического изделия на ПУ займет не более 5 суток.
10. Количество суток от даты сдачи первых изделий на УПиО до дня начала отгрузки заказа вписываем
в D17: 6
Полагаем, что через 6 дней после начала поступления изделий с ПУ на УПиО будет покрашена, промаркирована, скомплектована, упакована, погружена на транспорт и отправлена заказчику первая партия заказа.
11. Продолжительность отгрузки металлоконструкций всего заказа в соответствии с условиями договора пишем
в D18: 16
Планируем, что между первой и последней отгрузками у нас есть 16 суток.
3. Расчет значений в таблице для диаграммы Ганта:
Эта таблица вспомогательная, на основе ее значений строится диаграмма Ганта в Excel. Все значения вычисляются автоматически по формулам на основе исходных данных.
1. В ячейках G3-G7 выделены названия пяти основных этапов выполнения заказа.
2. В H3-H7 вычисляются даты старта каждого этапа:
в H3: =D8 =15.01.15
в H4: =H3+D10 =20.01.15
в H5: =H3+D12 =20.01.15
в H6: =H4+D14+D16 =29.01.15
в H7: =H6+D17 =04.02.15
/Числовой формат ячеек H3-H7 – «Дата», тип – «14.03.01»/
3. В I3-I7 высчитывается — сколько времени в сутках прошло от начала каждого этапа (значения ограничиваются продолжительностью этапов):
в I3: =ЕСЛИ(($C$6-H3)>=D9;D9;$C$6-H3) =7
в I4: =ЕСЛИ(($C$6-H4)>=(D9-D10+D11);(D9-D10+D11);$C$6-H4) =2
в I5: =ЕСЛИ(($C$6-H5)>=D13;D13;$C$6-H5) =2
в I6: =ЕСЛИ(($C$6-H6)>=D15-D16;D15-D16;$C$6-H6) =-7
в I7: =ЕСЛИ(($C$6-H7)>=D18;D18;$C$6-H7) =-13
Отрицательные значения свидетельствуют о том, что до планового старта этапа еще есть время.
4. В J3-J7 рассчитывается — сколько времени в сутках осталось до конца каждого этапа (значения также ограничиваются продолжительностью этапов):
в J3: =ЕСЛИ(I3<0;D9;D9-I3) =1
в J4: =ЕСЛИ(I4<0;(D9-D10+D11);(D9-D10+D11) -I4) =2
в J5: =ЕСЛИ(I5<0;D13;D13-I5) =6
в J6: =ЕСЛИ(I6<0;D15-D16;D15-D16-I6) =18
в J7: =ЕСЛИ(I7<0;D18;D18-I7) =16
4. Создание и форматирование диаграммы Ганта:
1. Выделяем только что созданную таблицу — область G2-J7 — и нажимаем на пиктограмму «Мастер диаграмм» на панели инструментов Excel «Стандартная» — запускаем мастера.
2. В выпавшем окне на вкладке «Стандартные» выбираем тип диаграммы «Линейчатая», вид – «Линейчатая диаграмма с накоплением…»
3. Нажимаем на кнопку «Далее» — на вкладке «Диапазон данных» все должно быть так, как на скриншоте внизу.
4. Еще раз жмем на кнопку «Далее» и настраиваем вкладку «Линии сетки». На остальных вкладках этого окна пока ничего не меняем.
5. Переходим к четвертому последнему шагу, нажимая на ту же кнопку «Далее». Помещаем диаграмму на этом же листе и нажимаем кнопку «Готово.
Заготовка для диаграммы Ганта создана.
6. Удалим с поля диаграммы «Легенду» (цветные квадратики и надписи «Прошло суток» и «Осталось суток») – щелкаем правой кнопкой мыши на поле, где размещена «Легенда» и в выпавшем окошке выбираем «Очистить».
7. Настроим горизонтальную ось. Для этого делаем двойной щелчок левой кнопкой мыши на «Оси значений». В выпавшем окне «Формат оси» настраиваем вкладки «Шкала», «Шрифт», «Число» и «Выравнивание» так, как показано на скриншотах.
Числа, ограничивающие шкалу времени слева и справа — это порядковые номера дней, отсчитанные от 01.01.1900.
Чтобы узнать порядковый номер любой даты, необходимо ввести ее в ячейку листа MS Excel, затем применить к этой ячейке числовой формат «Общий» и считать ответ.
8. Наводим мышь на «Область диаграммы» и щелчком правой кнопки вызываем контекстное меню, в котором выбираем «Исходные данные». В выпавшем окошке выбираем вкладку «Ряд», добавляем новый ряд «Дата начала этапа» и исправляем «Подписи по оси Х». Все должно стать так, как на снимке.
9. Настроим вертикальную ось. Щелкаем дважды левой кнопкой мыши на «Оси категорий». В окне «Формат оси» настраиваем вкладку «Шкала» в соответствии со снимком помещенными далее.
Вкладку «Шрифт» настраиваем точно так же, как сделали для горизонтальной оси.
10. Двойным щелчком левой кнопки мыши на любой из светло-желтых полосок ряда «Дата начала этапа» вызываем выпадающее окно «Формат ряда данных». На вкладке «Порядок рядов» перемещаем ряд «Дата начала этапа» на самый верх списка.
Теперь мы видим полоски всех рядов данных диаграммы.
11. Сделаем невидимыми полоски ряда «Дата начала этапа».
Диаграмма Ганта построена, осталось ее красочно оформить — отформатировать.
12. Наводим мышь на «Область диаграммы» и дважды щелкаем левой кнопкой. В выпавшем окне «Формат области диаграммы» нажимаем на вкладке «Вид» на кнопку «Способы заливки». В выпавшем окошке «Способы заливки» выбираем вкладку «Текстура» и на ней выбираем «Пергамент».
Закрываем окна нажатием на кнопки «ОК». Область диаграммы залита текстурой «Пергамент».
13. Наводим мышь на «Область построения диаграммы» и делаем двойной щелчок. В появившемся окне «Формат области построения» на вкладке «Вид» нажимаем на кнопку «Способы заливки». В окне «Способы заливки» выбираем вкладку «Градиентная» и настраиваем, например, так, как показано ниже.
Закрываем окна кнопкой «ОК». Область построения диаграммы залита созданным только что градиентом.
14. Изменяем цвета полосок на более яркие цвета – зеленый и желтый. Подводим указатель мыши на полоску ряда «Прошло суток» и дважды щелкаем мышкой. Настраиваем вкладку «Вид» выпавшего окна «Формат ряда данных» как на скриншоте.
Аналогично меняем цвет на желтый для полоски ряда «Осталось суток».
15. В завершении выделим недели на оси времени. Наводим курсор на «Основные линии сетки оси значений», двойной щелчок и в окне «Формат линии сетки» установим самую большую толщину линии.
Форматирование завершено – результат на картинке в самом верху статьи и ниже этого текста.
Заключение.
Способ создания диаграммы Ганта в Excel, описанный в этой статье давно и широко известен. Я лишь немного изменил схему ввода исходных данных, привязав все этапы плана к одной дате – дню старта процесса. В то же время определение текущей даты происходит автоматически по формуле в объединенной ячейке C6D6E6. Практика использования этого подхода доказала удобство, простоту и наглядность такого решения.
Ежедневно и автоматически линия, определяющая текущие сутки (граница между зеленым и желтым цветом), перемещается по шкале времени, показывая вам в какой стадии выполнения должны находиться этапы процесса согласно составленному плану. На картинке вверху текущая дата — 22.01.15.
Ссылка на скачивание файла программы: diagramma-ganta-plana-vypolneniya-zakaza (xls 64KB).
Статьи с близкой тематикой
Отзывы
5 комментариев на «Диаграмма Ганта в Excel»
Ваш отзыв
Посетители: 2,1 млн
Спасибо! Очень интересно — не подозревала, что такое можно выполнять в Exel, обязательно завтра попробую сделать что-нибудь. У Вас действительно полезная информация, спасибо за то, что Вы делитесь ею.
Спасибо! Респект за проделанную работу!
Потрясающе!
Спасибо!!!
Спасибо, это потрясающая подборка великолепных программ! Очень благодарен!
Спасибо, очень интересно.
В строительстве часто эти графики называют сетевыми.
Я лет 10 назад, когда был руководителем группы в одном институте пользовался иным способом их построения:
— автоматически создавалось поле мелких ячеек в нужном для руководства периоде времени: год, квартал и пр.;
— на отдельном листе забивал данные по проектам и сооружениям, время начала и окончания работ, исполнителей;
— на странице сетевого графика ячейки автоматом окрашивались определенным образом и визуально было видно, кто, когда, чем и как долго занимается.
Возможно звучит громоздко и сложно, но данные забивались быстро, поле графика обрезалось по площадкам, сотрудникам или сооружениям путем группировки ненужных на данный момент строк.
Получилось красиво. Но вот времени для оптимизации файла уже не было, потом ушел на должность выше и потом уже уволился...
Мне бы Ваш подход раньше...
Большое спасибо за Ваш труд, много всего полезного и любопытного нашел в Вашем блоге. БлагоДарю!!!