Раскрывающийся список в Excel

Опубликовано 18 Мар 2014
Рубрика: Справочник Excel | 10 комментариев



Раскрывающийся список Excel в окне домаЧтобы не набирать по буквам и цифрам уже набранные ранее текстовые и числовые значения ячеек, для ускорения процесса заполнения информацией ячеек листа MS Excel и для минимизации ошибок, в том числе опечаток и орфографических, удобно применять раскрывающийся список.

Из раскрывающегося списка несколькими кликами мыши можно ввести в назначенные ячейки нужную информацию. Широко применяются раскрывающиеся списки при написании расчетных программ в Excel.

Программа MS Excel, имея очень дружественный интерфейс, предлагает пользователю несколько разных вариантов помощи при вводе в ячейки рабочего листа повторяющейся информации.

Предположим, что мы ведем базу данных поступления металлопроката на склад. В первом столбце мы указываем вид прокатного профиля.

Вариант №0 — «Элементарный».

Фрагмент №0 листа Excel с примеромДелая очередную запись в ячейку А9, при наборе первой буквы наименования профиля, например «Ш», Excel предлагает заполнить ячейку словом «Швеллер». После набора «Ш» достаточно нажать кнопку «Ввод» на клавиатуре – и слово будет введено в ячейку.

«Минусом» данного варианта является необходимость ввода иногда нескольких букв и невозможность заранее создать справочник наименований, ограничивающий свободу деятельности пользователя.

Переходим непосредственно к вариантам создания раскрывающихся списков.

Вариант №1 — «Простейший».

Фрагмент №1 листа Excel с раскрывающимся спискомЕсли активировать мышью ячейку А9, нажать сочетание клавиш «Alt» «↓», то появится раскрывающийся список, содержащий все ранее введенные в этом столбце значения. Остается лишь выбрать мышью нужную запись. Вместо набора вышеуказанного сочетания клавиш можно щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка…». В результате увидим тот же выпадающий список.

В данном варианте активная ячейка обязательно должна примыкать снизу к диапазону значений, а сам диапазон не должен содержать пустых ячеек!

Вариант №2 — «Простой».

Фрагмент №2 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант позволяет заранее создать список (справочник) значений из которых пользователь в дальнейшем сможет выбирать необходимые записи. При этом список может быть размещен где угодно на листе (или даже на другом листе) и может быть при необходимости скрыт от пользователя.

Для того чтобы создать раскрывающийся список в этом варианте необходимо выполнить ряд последовательных шагов.

1. Создаем список возможных значений, записав их в столбец по одному в ячейку. Допустим это перечень в ячейках А2…А8.

2. Активируем ячейку, в которой необходимо поместить раскрывающийся список путем установки в нее курсора. Пусть это будет та же ячейка А9.

3. Выбираем в главном меню кнопку «Данные» – «Проверка…».

4. В выпавшем окне «Проверка вводимых значений» выбираем вкладку «Параметры».



5. В поле «Тип данных:» из раскрывающегося списка (подобного тому, который мы создаем) выбираем значение «Список».

6. В появившемся поле «Источник:» указываем диапазон, содержащий список возможных значений.

7. Устанавливаем (если он не установлен по умолчанию) флажок «Список допустимых значений» и нажимаем кнопку «ОК».

Выпадающее окно Excel "Проверка вводимых значений"

Раскрывающийся список готов. Его можно скопировать как формулы в любое количество ячеек!

Вариант №3 — «Сложный».

Фрагмент №3 листа Excel с раскрывающимся списком

Этот вариант создания раскрывающегося списка, не смотря на свое название «Сложный», по сути таковым не является. Для создания выпадающего списка в нем используется элемент «Поле со списком» панели инструментов «Формы».

Создадим раскрывающийся список этим способом.

1. Создаем список-справочник в ячейках А2…А8.

2. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Формы».

3. В появившейся панели «Формы» выбираем «Поле со списком» и рисуем его, например, в ячейке А9.

Панель Excel "Формы"

Элемент «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а, как бы, над ней!!! Элемент может быть большим и находиться над несколькими ячейками.

4. Щелкаем правой кнопкой мыши по нарисованному элементу и в появившемся контекстном меню выбираем «Формат объекта».

5. В выпавшем окне «Форматирование объекта» на вкладке «Элемент управления» заполняем поля в соответствии с рисунком, расположенном ниже и нажимаем «ОК».

Выпадающее окно Excel "Форматирование объекта"

6. Раскрывающийся список готов. Он выводит порядковый номер элемента списка в связанную ячейку В9. (Можете назначить любую удобную вам ячейку, не обязательно В9!)

Для вывода в какую-либо ячейку самого значения из списка-справочника применим функцию ИНДЕКС. Допустим, нам необходимо вывести значение в ячейку А9, расположенную под элементом «Поле со списком».

Для этого в ячейку А9 запишем формулу: =ИНДЕКС(A2:A8;В9)

Наглядный пример подробно рассмотрен в статье «Поле со списком и функция ИНДЕКС в Excel». Можно перейти по ссылке и ознакомиться.

Раскрывающийся список, созданный этим способом плюс применение функций ИНДЕКС и/или ВПР предоставляют безграничные возможности пользователю при извлечении данных из различных базовых справочных таблиц.

Вариант №4 — «Самый  сложный».

Фрагмент №4 листа Excel с раскрывающимся спискомДля создания выпадающего списка в этом случае используется также элемент «Поле со списком», но панели инструментов «Элементы управления» (в MS Excel 2003). Это так называемые элементы ActiveX. Здесь все очень похоже внешне на вариант №3, но значительно шире возможности настройки и форматирования элемента.

1. Выбираем в главном меню кнопку «Вид» – «Панели инструментов» – «Элементы управления».

2. В появившейся панели «Элементы управления» выбираем «Поле со списком» и рисуем его в ячейке А9. Элемент ActiveX «Поле со списком» размещается не в самой ячейке, а сверху, накрывая ее!!!

Панель Excel "Элементы управления"

Выпадающее окно Excel "Properties"3. Нажимаем кнопку «Свойства» на панели «Элементы управления» и в выпавшем окне «Properties» («Свойства») вручную вписываем диапазон исходных данных, адрес связанной ячейки (ячейки, куда будет введено выбранное значение) и количество отображаемых строк.

4. Далее при желании можно изменить шрифт, его цвет, цвет фона, и еще ряд параметров… Ничего сложного нет в использовании «Самого сложного» варианта – убедитесь сами. Все интуитивно понятно, хотя базовые знания английского языка не помешают!

5. Отжимаем кнопку «Выход из режима конструктора» на панели «Элементы управления» и проверяем работу раскрывающегося списка. Все работает! Выбранное значение записано в ячейку А9, в нашем примере — под элементом «Поле со списком». Вообще связанной ячейкой может быть абсолютно любая кроме ячеек, где располагается базовый список.

Итоги.

Вариант №0 автоматизирует в некоторой степени заполнение ячеек, но к раскрывающимся спискам, конечно, отношения не имеет и приведен здесь под соответствующим номером, как элементарный вариант автоматизации ввода повторяющихся данных.

На практике я чаще всего создаю раскрывающиеся списки в Excel, используя варианты №1 и №3, реже — вариант №2 и совсем редко — вариант №4, хотя именно он является, безусловно, самым гибким, предоставляющим самые широкие возможности.

Но часто наш выбор в жизни определяют вкусы, стереотипы и привычки! В зависимости от задачи, которую необходимо решить при работе в Excel, следует выбирать наиболее приемлемый и удобный для каждого конкретного случая вариант создания раскрывающихся списков.

Подписывайтесь на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы и не забывайте подтверждать подписку кликом по ссылке в письме, которое придет к вам на указанную почту (может прийти в папку «Спам» — все зависит от настроек вашей почты)!!!

Полезной или нет, оказалась эта статья для вас, уважаемые читатели? Напишите об этом в комментариях.

Другие статьи автора блога

На главную


Введите Ваш e-mail:

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

10 комментариев на «Раскрывающийся список в Excel»

  1. Михаил 19 Мар 2014 08:58

    Здравствуйте Александр. В Excel я пока учусь. Вопрос: возможен ли в принципе сложный выпадающий список с возможностью внутреннего перехода из одного списка в другой? Лет 25 тому назад в попавшейся под руку электронной таблице SuperCalc мне удалось сделать подобный с несколькими переходами из одного выпадающего списка в другой. Потом ушел на пенсию, и компьютер приобрёл не так давно.

  2. Александр Воробьев 19 Мар 2014 18:20

    Добрый день, Михаил.

    Никогда не делал, но думаю возможно с помощью программирования на VBA.

    Какую задачу вы решаете? Я предпочитаю «сложное» разбивать на «простое» и не использовать макросы до последнего... Даже без VBA возможности Excel огромны!!!

  3. Сергий 28 Мар 2014 02:54

    Интересна реализация функции «Если--то». Полезна при расчете однотрубной горизонтальной системы отопления.

  4. Денис 06 Апр 2014 11:22

    Сам часто использую Exel в расчетах, возможности действительно, очень большие. Про раскрывающийся список очень полезная информация, как раз искал инфу про эту функцию. Автору респект. (teplosniks.ru)

  5. shopwme.ru 08 Фев 2016 21:50

    А вот есть ли возможность, что бы при выборе какого то значения из выпадающего списка в следующей по порядку ячейке при выборе из такого же списка этого значения уже не было?

  6. Александр Воробьев 09 Фев 2016 12:06

    Можно формулами попробовать, а можно на VBA.

  7. Артур 28 Сен 2016 14:31

    Добрый день!

    Задача: нужно чтобы при выборе одного значения из выпадающего списка, в соседней ячейке появлялись связанные значения.

    Пример: на «распоряжение» у нас бланк, из выпадающего списка выбираем компанию ооо стелс, (на листе 2 у нас в столбце а название фирмы в столбце В адрес в столбце С инн в столбце D адрес.) И как сделать так, чтобы при выборе значения из выпадающего списка, появлялись соответствующие значения в других ячейках... ?

  8. Александр Воробьев 28 Сен 2016 14:46

    Артур, добрый день.

    Сделать можно так, как описано здесь.

  9. Эмиль 03 Ноя 2016 14:06

    Здравствуйте Александр! Меня интересует как можно сделать так, чтобы в выпадающем списке конкретные значения обретали цвет. А именно или цвет шрифта или строки в списке. Уточню. Есть список при открытии которого значения списка все одинакового размера и цвета, а я хотел бы чтобы именно допустим модель или же бренд был определенного размера, цвета и даже если можно стиля. Спасибо.

  10. Александр Воробьев 04 Ноя 2016 12:35

    Эмиль, здравствуйте. В Excel 2003 (который я использую) такой возможности нет. Реализовать ее можно попробовать только с помощью VBA. Посмотрите более новые версии Excel, может в них реализована такая возможность. Посмотрите также Надстройку PLEX и вообще весь сайт Николая Павлова www.planetaexcel.ru

Ваш отзыв







  • Посетители: 657 649

  • Подписчики: 3 416