Примечание в Excel

При создании баз данных или программ расчетов в MS Excel иногда возникает необходимость к основным данным таблицы добавить некоторую дополнительную или второстепенную информацию. При этом не хочется загромождать этими сведениями основное поле листа,...

...используя соседние дополнительные ячейки, но между тем желательно обеспечить простой и быстрый доступ к этой части материалов.

Примечание в Excel или иначе — комментарий к ячейке (excel comment) является удобным и функциональным средством решения озвученной выше проблемы.

Примечание можно добавить к любой (хоть к каждой) ячейке листа Excel. Для этого нужно сделать ячейку активной, щелкнуть правой кнопкой мышки и в выпавшем контекстном меню выбрать пункт «Добавить примечание».

Тот же результат получится:

— при нажатии клавиш SHIFT + F2;

— через главное меню: «Вставка» — «Примечание»;

— через нажатие кнопки «Создать примечание» на панели «Рецензирование».

После добавления примечания при повторном вызове контекстного меню комментарий можно изменить, удалить, отобразить или скрыть. С помощью кнопки панели «Рецензирование» можно отобразить или скрыть разом все примечания на листе Excel.

Если щелкнуть левой кнопкой мыши по заштрихованному контуру вокруг рамки бокса комментария, то линии штрихов превратятся в точки. Последующий двойной щелчок левой кнопкой мышки по точечному обрамлению открывает окно «Формат примечания», где на 8-и вкладках доступен весь «джентльменский набор» форматирования объекта.

Создать примечание в Excel и отформатировать по своему вкусу, как видите, проще простого, и об этом известно даже неопытным пользователям программы. Но используют эту возможность Excel обычно редко по причине непонимания того, ЧТО и для КОГО можно поместить в этот бокс. Ответам на поставленные вопросы и посвящена в первую очередь эта статья.

Все примеры, рассмотренные далее, выполнены в MS Excel 2003. В более новых версиях программы возможности при работе с примечаниями значительно расширены.

Примеры использования примечаний в Excel.

1. При регулярной ежедневной работе с файлом нескольких пользователей примечания могут выполнять функцию своеобразного чата для обмена сообщениями и руководящими указаниями.

2. В примечаниях к ячейкам с  формулами расчетных программ можно указать источники, откуда они взяты, дать пояснения к функциям или написать используемое для расчета выражение.

3. В комментариях к исходным данным программ можно разместить ссылки на источники, рекомендации, ограничения или списки и таблицы для выбора значений.

4. Интересным и эффектным использованием примечаний в Excel, на мой взгляд, является размещение в них картинок (фотографий)!

В базах телефонных номеров это могут быть фотографии абонентов и логотипы компаний.

В базах данных товаров – фото этих товаров.

В базах рабочих мест – фото станков, участков линий, столов сотрудников.

Это не просто «красивости», визуализация объектов помогает уменьшить ошибки и ускоряет работу.

Например, очень удобно на производстве в базе данных деловых остатков листового материала в примечаниях разместить эскизы или фотографии этих обрезков. Наличие эскизов и быстрого доступа к ним снабженцев, инженеров подготовки производства, конструкторов в несколько раз ускоряет процесс использования в производстве деловых отходов и локализует их накопление.

Как добавить картинку в примечание к ячейке Excel?

Обычным способом через главное меню «Вставка» — «Рисунок» в примечание вставить картинку не получится. Воспользуемся обходным путем. Нужно изменить фон бокса примечания - использовать заливку не цветом, а нужным нам рисунком.

Для того чтобы добавить картинку в примечание Excel выполним ниже перечисленные действия.

1. Входим в режим редактирования созданного примечания («Изменить примечание»).

2. Щелчком левой кнопки мышки у границы рамки снаружи вокруг примечания по периметру превращаем штриховку в рамку из точек, а затем двойным щелчком левой кнопки мыши по рамке из точек открываем уже знакомое окно «Формат примечания».

3. В появившемся окне открываем вкладку «Цвета и линии» и в области «Заливка» в окне с выпадающим списком «цвет:» выбираем «Способы заливки…»

4. В очередном выпавшем окошке «Способы заливки» переходим на вкладку «Рисунок», нажимаем кнопку «Рисунок» и выбираем нужный нам файл с картинкой или фотографией. Для исключения искажения изображения ставим галочку в чек-боксе «Сохранять пропорции рисунка».

Закрываем все окна кнопкой «OK» — всё, рисунок помещен в примечание. Причем рисунок – это фон, то есть поверх его вы можете написать любой текст, как и на белом и любом другом фоне.

Одно существенное предупреждение: если ваши базы в Excel большие, рисунки перед вставкой следует оптимизировать, то есть уменьшить размер. Иначе фал Excel может стать огромным и «неповоротливым».

«Штрихи к портрету».

Для изменения размеров бокса примечания достаточно в режиме редактирования мышью потянуть за круглые маркеры вокруг контура.

Для того чтобы изменить размер, тип шрифта или его цвет можно в режиме редактирования примечания воспользоваться кнопками стандартной панели Excel «Форматирование».

Примечание в Excel можно вывести на печать. Для настройки параметров вывода в главном меню выбираем «Файл» — «Параметры страницы…» и в одноименном окне открываем вкладку «Лист». В области «Печать» в окне «Примечания:» в выпадающем списке можно задать: «В конце листа», «Как на листе». По умолчанию установлено «(нет)» — печать примечаний запрещена.

Для вопросов и комментариев внизу страницы расположен блок «Отзывы».

Другие статьи автора блога

На главную